Koppeling Exact, Salesforce en Microsoft 365: zo werkt het

Een koppeling met Exact, Salesforce of Microsoft 365 loopt bij voorkeur via de API van dat pakket: de afgesproken ingang waarlangs software er gegevens uit leest en in wegschrijft. U geeft de koppeling alleen de rechten die haar taak vraagt. De pakketten zelf blijven staan: ook met een koppeling Exact-Salesforce werkt uw administratie gewoon in Exact en uw verkoop in Salesforce.

Hoe werkt een koppeling via een API?

Een koppeling vraagt het pakket bijvoorbeeld om de verkoopfacturen van vandaag, of stuurt een nieuwe inkoopboeking in. Dat gebeurt in een vorm die de leverancier zelf beschrijft. Exact publiceert een referentie van de API van Exact Online, per onderdeel. Salesforce beschrijft onder meer zijn REST API, waarmee u records aanmaakt, leest, wijzigt en zoekt. Microsoft ontsluit Microsoft 365 via Microsoft Graph, één ingang voor onder meer Outlook, de agenda, OneDrive, SharePoint en Teams.

Een koppeling moet ook merken dat er iets verandert. Ze kan steeds opnieuw vragen of er iets nieuws is, of zich laten waarschuwen:

• Exact Online biedt webhooks voor een deel van de API, waaronder relaties, verkoopfacturen, inkoopboekingen, documenten en projecturen.
• Microsoft Graph stuurt meldingen bij wijzigingen. Volgens Microsoft hoeft de koppeling dan niet steeds te vragen en loopt ze minder snel tegen de limieten aan.
• Salesforce biedt de Pub/Sub API, waarmee een ander systeem zich abonneert op wijzigingen in records. Dat vermindert volgens Salesforce het aantal aanvragen.

Elk pakket begrenst het gebruik. Microsoft Graph antwoordt bij te veel verzoeken met foutcode 429 en geeft aan hoe lang de koppeling moet wachten. Salesforce telt de aanroepen per 24 uur, met een grens die afhangt van uw editie en licenties. Een goede koppeling wacht als het pakket dat vraagt, probeert het daarna opnieuw en boekt daarbij niets dubbel.

Rechten: wat mag de koppeling zien?

Een koppeling krijgt toegang via het pakket zelf, en daar bepaalt u hoe ver die toegang reikt.

Microsoft 365. De koppeling wordt eerst geregistreerd in het beheercentrum van Microsoft Entra. Daarna zijn er twee soorten rechten. Met gedelegeerde rechten werkt ze namens een ingelogde gebruiker en ziet ze nooit meer dan die gebruiker. Met applicatierechten werkt ze zonder gebruiker en ziet ze alles waar het recht voor geldt; met het leesrecht op bestanden (Files.Read.All) is dat elk bestand in de organisatie. Microsoft noemt applicatierechten daarom vergaand, en alleen een beheerder kan ze toekennen. U kunt in plaats daarvan een beperkt recht geven: in Exchange Online een recht dat alleen voor bepaalde mailboxen geldt, in SharePoint een recht voor één site, lijst of map. Het brede recht moet dan wel weg, anders blijft de koppeling alles zien.

Salesforce. API-toegang zit volgens Salesforce in Enterprise, Unlimited, Performance en Developer Edition, en in Professional Edition met een add-on. De gebruiker waarmee de koppeling werkt, heeft het recht "API Enabled" nodig, en aanmelden kan via de OAuth-methoden die Salesforce ondersteunt. Geef de koppeling een eigen gebruiker die alleen de objecten en velden ziet die ze nodig heeft.

Exact Online. Vrijwel elk adres in de API bevat de administratie waarin wordt gewerkt. De toestemming voor een koppeling geeft een gebruiker, en Exact noemt in de API apart de administraties waar die gebruiker bij kan. Laat die toestemming daarom geven door een gebruiker die alleen de administraties ziet waarmee de koppeling werkt. Let ook op uw pakket: verkooporders zijn via de API bijvoorbeeld alleen beschikbaar in de pakketten Wholesale & Distribution en Manufacturing.

Wat wordt er per systeem gekoppeld?

Pakket	Wat er typisch heen en weer gaat	Een voorbeeld
Exact Online	relaties en contactpersonen, verkoopfacturen, inkoopboekingen, documenten met bijlagen, projecten en uren, artikelen	een inkoopfactuur uit de mailbox wordt na controle als inkoopboeking vastgelegd
Salesforce	accounts, contactpersonen, leads en verkoopkansen, plus de velden en objecten die uw organisatie zelf heeft toegevoegd	een aanvraag via het webformulier wordt een lead
Microsoft 365	mail uit Outlook, afspraken in de agenda, bestanden in OneDrive en SharePoint, berichten in Teams	een bijlage komt in de juiste projectmap op SharePoint

Hoe AI daarbij facturen en bonnen leest en voor de boeking klaarzet, staat in AI voor bedrijven: toepassingen die nu werken.

Een koppeling Exact-Salesforce in de praktijk

Een voorbeeld: de verkoop werkt in Salesforce, de boekhouding in Exact Online. Zonder koppeling typt iemand elke gewonnen opdracht over. Met een koppeling gaat het zo:

1. Een verkoopkans in Salesforce wordt gewonnen.
2. De koppeling zoekt de klant op in Exact Online. Bestaat die nog niet, dan zet ze een nieuwe relatie klaar.
3. Ze maakt in Exact Online een verkoopfactuur aan met de regels uit Salesforce. Een nieuwe factuur staat daar standaard open en is nog te wijzigen.
4. De administratie controleert de factuur en verwerkt haar in Exact Online.
5. De koppeling haalt de openstaande posten uit Exact Online en zet ze bij de klant in Salesforce, zodat de accountmanager ziet wat nog niet is betaald.

Leg vooraf vast welk pakket leidend is voor welk gegeven. Klantgegevens wijzigt u bijvoorbeeld alleen in Salesforce, financiële gegevens alleen in Exact Online. Anders overschrijven twee systemen elkaars wijzigingen. Welke stappen een vaste regel zijn en waar een mens tekent, leest u in processen automatiseren met AI.

Wat gebeurt er als de leverancier iets wijzigt?

Leveranciers passen hun API aan, en wie de aankondigingen niet volgt, merkt dat pas als een koppeling stopt.

• Microsoft kondigt het verdwijnen van een versie van Microsoft Graph, of van een algemeen beschikbare functie, minstens 24 maanden vooraf aan, behalve bij problemen met beveiliging of stabiliteit. Wijzigingen die Microsoft achterwaarts compatibel noemt, zoals een nieuwe waarde in een keuzelijst of andere foutcodes, krijgen geen nieuwe versie. Functies in de bètaversie kunnen zonder die termijn veranderen, en Microsoft ondersteunt het gebruik ervan in productie niet. Een koppeling hoort dus op versie 1.0 te draaien.
• Bij de REST API van Salesforce staat het versienummer in het adres van de aanroep. Overstappen op een nieuwere versie is een bewuste wijziging, die u eerst in een testomgeving (sandbox) uitprobeert.
• Ook in uw eigen pakket verandert van alles. Een beheerder hernoemt een veld, maakt een veld verplicht of trekt rechten in, en de koppeling loopt vast.

Daarom horen bij elke koppeling een logboek, een melding bij een mens als iets mislukt en iemand die de aankondigingen van de leveranciers bijhoudt. Spreek af wie dat doet voordat de koppeling live gaat, en vraag een bouwer hoe hij dat regelt. Meer vragen voor dat gesprek staan in zeven vragen aan een AI-bureau.

Waarom de laag eromheen minder risico geeft dan vervangen

Wie drie pakketten vervangt door één nieuw systeem, moet alle gegevens overzetten, iedereen opnieuw opleiden en op een vast moment overstappen. Gaat daarbij iets mis, dan raakt dat alle afdelingen tegelijk. Een koppeling laat Exact Online, Salesforce en Microsoft 365 staan, en iedereen blijft werken in het pakket dat hij kent. Valt de koppeling uit, dan werken de pakketten gewoon door en kan het werk tijdelijk met de hand. En past een koppeling niet, dan zet u haar uit en blijven de pakketten zelf zoals ze waren.

Dat is de aanpak van Operium: wat er draait, blijft staan, en wij bouwen de laag eromheen. Wat dat oplevert, ziet u bij software op maat. Soms ontbreekt er meer dan een koppeling, zoals een scherm of een rekenregel die in geen van de pakketten past. Dan komt maatwerk software in beeld.

Wilt u weten welke koppeling in uw bedrijf het meeste overtypen wegneemt? In de gratis QuickScan kijken we in twee werkdagen samen naar uw processen en wijzen we een eerste stap aan. Plan een gesprek.