Protestbrief (letter of protest): wat erin hoort en wanneer

Een protestbrief is het schriftelijke voorbehoud dat u de kapitein geeft zodra u iets concreets vaststelt: een tekort, vervuiling, schade, vertraging of een geweigerde bemonstering. In het Engels heet hij letter of protest. De scheepsverklaring, de note of protest, is iets anders: die laat de kapitein zelf opmaken, bij een notaris, over wat er op reis is gebeurd.

Een protestbrief bij een tekort: het voorbeeld uit ons sjabloon

U bent controleur voor de ontvanger, of expediteur die de lading overneemt. In Rotterdam wordt plantaardige olie in bulk gelost (een fictief voorbeeld) en de peiling van de landtank komt uit op 33.198,420 ton, de voorlopige outturn. Het cognossement noemt 33.400,000 ton. Het verschil is 33.198,420 − 33.400,000 = −201,580 ton, of −0,604% van de cognossementshoeveelheid. Dat ligt voorbij de drempel van 0,50% die in het voorbeeld is ingevuld. U schrijft dus een protestbrief, en u doet dat terwijl het schip nog aan de kade ligt.

Die drempel is een keuze, geen vaste regel. De American Club noemt in haar richtlijn uit 2022 een handelsmarge van doorgaans 0,5 tot 1% voor bulk- en vloeibare lading, tenzij de charterpartij iets anders zegt. Welk getal voor u geldt, staat in uw contract of huisregel. Hoe het scheepscijfer uit een draft survey tot stand komt, en waarom dat een andere meetmethode is dan de weegbrug, leest u in het artikel daarover.

Een tekort is niet de enige aanleiding. Britannia P&I (2025) raadt de kapitein een protestbrief aan bij een verschil tussen het walcijfer en de surveycijfers, en bij een draft survey die in open of onrustig water is afgelezen. Ook een geweigerde bemonstering, schade aan de lading en tijdverlies horen op papier. Ons sjabloon heeft vier vaste gronden: cognossement tegen aankomst, laden tegen aankomst, cognossement tegen voorlopige outturn, en een temperatuur die niet volgens de heating instructions is. De Master en de surveyor tekenen.

Wat de Nederlandse wet vraagt: tijdig kennisgeven

Valt de vervoerovereenkomst onder Nederlands recht, dan geldt artikel 8:492 van het Burgerlijk Wetboek. De vervoerder of zijn agent in de loshaven moet schriftelijk kennis krijgen van verlies of schade en van de algemene aard daarvan, vóór of op het moment dat de lading wordt weggehaald. Is de schade niet uiterlijk zichtbaar, dan binnen drie dagen na aflevering. Zonder die kennisgeving geldt het vermoeden, tot het tegendeel bewezen is, dat de vervoerder de lading heeft afgeleverd in de staat zoals in de vervoerovereenkomst omschreven. De Hague-Visby-regels (art. III lid 6) kennen dezelfde opbouw. Stand september 2026: de Uitvoeringswet Rotterdam Rules (Stb. 2019, 289) laat 8:492 en 8:493 vervallen, maar is nog niet in werking getreden.

Artikel 8:492 lid 3 en artikel 8:493 vullen dat aan:

• Gezamenlijk vastgesteld is genoeg. Hebben beide partijen de staat van de lading bij ontvangst samen vastgesteld, dan is een schriftelijk voorbehoud volgens artikel 8:492 lid 3 overbodig.
• Onderzoek over en weer. Bij zeker of vermoed verlies of schade moeten vervoerder en ontvanger elkaar in redelijkheid de middelen geven om de lading te onderzoeken en na te tellen (art. 8:493).

Richt uw protestbrief daarom aan de kapitein én aan de agent, en noem de aard van het tekort. Dan kan dezelfde brief ook als kennisgeving dienen. Termijnen uit uw koopcontract of charterpartij komen daar nog bij.

Wat zet u in de protestbrief?

Houd het bij feiten die u zelf heeft vastgesteld, met tijdstip en plaats:

1. Aan wie. De kapitein, met een kopie aan reder, agent en uw opdrachtgever.
2. Schip en partij. Naam van het schip, reis, cognossementnummers en de lading.
3. Wat u zag. Het tekort, de schade of de vertraging, met datum en tijd.
4. De cijfers. Cognossement, outturn (de bij lossing vastgestelde hoeveelheid), de methode (weegbrug, draft survey of peiling van de landtank) en het verschil in ton en in procent.
5. Het voorbehoud. U houdt kapitein, reder en bevrachter verantwoordelijk en behoudt de rechten van uw opdrachtgever voor.
6. De ontvangst. Een regel voor naam, datum, tijdstip, handtekening en scheepsstempel.

Zijn uw cijfers nog voorlopig, zeg dat dan en behoud u het recht voor de brief later aan te vullen. De American Club vraagt hetzelfde van de kapitein in zijn eigen protest. Schrijf in een taal die de kapitein leest; ons sjabloon is Engelstalig.

De kapitein tekent 'for receipt only'

Breng de brief zelf aan boord en laat de kapitein of de eerste stuurman tekenen met naam, datum en tijdstip. Staat er 'for receipt only' bij, dan is dat geen weigering. De P&I-richtlijnen van West of England (2025) raden de bemanning juist aan te tekenen met "received without prejudice and for receipt only", of met "received without prejudice and without admission of liability": ontvangen, niet erkend. Voor uw dossier telt dat u kunt aantonen wanneer uw protest aan boord was; de regel onder ons sjabloon zegt hetzelfde.

Krijgt u zelf een protestbrief van de kapitein, bijvoorbeeld met het scheepscijfer uit zijn draft survey of met twijfel over de weegbrug, teken die dan ook alleen voor ontvangst. Leg hem met het tijdstip van ontvangst naast uw eigen brief in het dossier. Britannia raadt kapiteins aan te protesteren bij een verschil tussen walcijfer en surveycijfers, dus zo'n antwoord past in het patroon. Wij noemen dat hier een tegenprotest; uw eigen protest blijft staan.

De scheepsverklaring: het protest van de kapitein

Het Wetboek van Koophandel regelt de scheepsverklaring in de artikelen 353 tot en met 356:

Artikel	Strekking
353 lid 1	Na aankomst kan de kapitein door een notaris een verklaring over de voorvallen van de reis laten opmaken.
353 lid 2	Bij schade aan het schip of aan zaken aan boord, of bij een buitengewoon voorval, moet hij binnen 48 uur na aankomst ten minste een voorlopige verklaring laten opmaken, binnen acht dagen gevolgd door een volledige.
353 lid 3	In het Koninkrijk buiten Europa gaat hij naar het bevoegde gezag, buiten het Koninkrijk naar de Nederlandse consulaire ambtenaar, of bij gebreke daarvan naar het bevoegde gezag.
353 lid 4	De notaris geeft iedereen die erom vraagt een afschrift, tegen betaling van de kosten.
354	Zondagen en daarmee gelijkgestelde feestdagen, in het buitenland ook de plaatselijke wettelijke feestdagen, tellen voor de termijn niet mee.
356	De rechter beoordeelt per geval de bewijskracht van scheepsdagboeken en scheepsverklaringen.

Voor u als controleur telt vooral lid 4: u kunt het afschrift zelf opvragen. Artikel 350 geeft belanghebbenden bovendien recht op inzage in de scheepsdagboeken en, tegen betaling, een afschrift. Of een kapitein zijn verklaring notarieel moet laten opmaken, verschilt per land; volgens West of England kan de correspondent van de P&I-club hem daarover adviseren.

Let op de woorden: 'note of protest' betekent niet overal hetzelfde

In de handel lopen de termen door elkaar. De Code of Practice van FOSFA voor Member Superintendents (herzien november 2022) laat superintendents in de checklists bij laden en lossen "notes of protest" indienen voor verlies, schade, vertragingen en stilstand. Inhoudelijk is dat wat hier een protestbrief heet. Werkt u onder een FOSFA-contract, lees dan wat er staat en niet alleen het kopje; meer over de organisatie in wat is FOSFA.

Gebaseerd op de praktijk van onze sectorspecialist: 25 jaar in de haven, waarvan 20 jaar als ladingcontroleur. Een controleur tekent zelf meestal geen protest, omdat hij geen partij is. In de protestbrief staan het gewicht in de laadhaven, het gewicht bij aankomst en het verschil, met de B/L-cijfers en de berekening van het verschil. Welke taken een controleur aan de kade verder heeft, staat in wat een onafhankelijk cargo surveyor doet.

Sjabloon en software

Het sjabloon op deze pagina is gratis: een Engelstalige protestbrief met een Excel-bestand dat het verschil in ton en procent berekent en naast een drempel legt die u zelf kiest. FOSS is software voor inspectiebedrijven en de haven, met een sectorspecialist aan tafel. U voert metingen één keer in, de outturn per medium wordt tegen het B/L-gewicht gezet en bij meer dan 0,5% tekort verschijnt automatisch een protestvlag. Of u protesteert, beslist u zelf.