FOSS of Excel: wat verandert er voor je controleurs?
Excel is flexibel, toegankelijk en iedereen kent het. Daarom draaien veel cargo surveys erop. Maar in Excel is de controleur ook zijn eigen typist: meetwaarden aan boord, daarna overnemen in een ander tabblad, daarna in Word, daarna in een pdf, en tussendoor belt, appt en mailt de klant voor de status.
Plan een demoIn FOSS zitten de rekenmethoden volgens de gangbare standaarden in de sector. Je voert alles één keer in, ook zonder bereik aan boord, en de rapporten komen eruit. De klant volgt de voortgang zelf. Bij Intertek, waarmee we FOSS bouwden, ging het administratieve werk per tank van acht uur naar twee.
Werk je met een klein team van vaste controleurs en zzp'ers? Dan gaat het vooral om tijd: minder overtypen en minder appen en mailen met de klant. Werk je met meerdere vestigingen? Dan geldt dat ook, en komt erbij dat elke vestiging op dezelfde manier werkt en rapporteert. Beide komen hieronder aan bod.
In één oogopslag
| Onderdeel | Excel | FOSS |
|---|---|---|
| Rekenmethoden (density-correctie, tonnen, outturn) | In eigen formules, per bestand | Ingebouwde rekenmethoden volgens de gangbare standaarden in de sector |
| Meetwaarden invoeren | Meerdere keren overgetypt: tabbladen, documenten, pdf. Elke overname kost tijd en is een kans op een typefout | Eén keer, in het dossier |
| Werken aan boord zonder bereik | Lokaal bestand | Werkt ook zonder bereik; alles synchroniseert zodra er weer bereik is |
| Rapporten | Handmatig opbouwen in Word/pdf | 9 rapporttypen uit dezelfde invoer, in je eigen huisstijl (logo en kleuren); concept → definitief → getekend |
| Loadport vs arrival, outturn vs B/L | Aparte sheet, handmatig koppelen | Automatisch verschil in ton en % |
| Protestbrief bij tekort | Zelf opmerken en opstellen | Automatische vlag bij meer dan 0,5% tekort, brief uit de data |
| Monsters volgen tot labresultaat | Lijstje of mail | Genomen → verzegeld (zegelnummer verplicht) → verzonden → in analyse → resultaat (pdf) ontvangen |
| Status voor de klant | Bellen, appen en mailen | Klantportaal, plus automatische e-mail bij de start, als de tijden bekend zijn, als de rapporten klaar zijn en bij het einde |
| Controleur toewijzen | Via telefoon, app of mail | Per nominatie toewijzen en herverdelen, en vastgelegd |
| Overzicht op kantoor | Mappen openen | Eén overzicht met alle lopende nominaties, ook op een scherm aan de muur |
| Wie wijzigde wat? | Lastig terug te vinden | Vastgelegd per nominatie: wie wat wanneer wijzigde, met oude en nieuwe waarde, plus toewijzingen, statuswissels en rapporten |
| Meerdere vestigingen | Elke vestiging een eigen bestand en werkwijze | Eén standaard werkwijze, dezelfde rekenmethoden en dezelfde rapporten |
| Kosten | Een licentie, en vooral de uren van je kantoor | Vooraf afgesproken; in een demo maken we het concreet |
| Aanpassen aan een nieuwe situatie | Direct, door iedereen | Via ons; wijzigingen worden eerst getest |
Volgens de standaarden in de sector
De grootste zorg bij een overstap is terecht: kloppen de berekeningen?
De rekenmethoden zijn ingebouwd, volgens de gangbare standaarden in de sector: density-correctie, tonnen per tank, landtank voor en na, loadport vs arrival en outturn. Welk contracttype geldt, volgt uit de lading.
FOSS levert dus de uitkomst volgens die standaarden. Het is natuurkunde en wiskunde; FOSFA en GAFTA schrijven de rekenmethoden niet voor. Zit er verschil tussen je Excel en FOSS, dan is dat een reden om na te gaan welke van de twee de gangbare standaard volgt. Als je wilt, leggen we de uitkomsten naast elkaar.
Wil je zelf zien hoe zo'n rekenmethode werkt? Probeer de gratis rekenhulp voor dichtheid en tonnage van plantaardige olie of de draft survey, zonder account.
FOSS is zelf geen lid van en niet erkend door FOSFA of GAFTA.
Invoer aan boord
De controleur noteert peiling, temperatuur, dichtheid en tanknummer aan boord, of stuurt ze per app of mail naar kantoor. Later neemt iemand die waarden over naar een ander tabblad, en daarna naar het rapport. Elke overname kost tijd en is een kans op een typefout.
De controleur voert de waarden één keer in, stap voor stap per tank, ook als er aan boord geen bereik is. Alles synchroniseert zodra er weer bereik is, en FOSS rekent de rest.
Wanneer het uitmaakt: bij één nominatie per week valt het mee. Bij vijf tot tien units per schip en meerdere schepen per maand loopt het op tot dagen werk.
Rapporten
Elk rapport wordt opgebouwd uit de sheets, in Word of als pdf. Elke controleur doet dat op zijn eigen manier.
Negen rapporttypen komen uit dezelfde invoer: lossingsrapport, weegcertificaat, sampling-rapport, fotorapport, LCI, B/L-rapport, cleanliness-rapport, protest en Water & Quality Protocol. Je richt je eigen huisstijl in: logo en kleuren op elk rapport. Elk rapport gaat van concept naar definitief naar getekend. Extra rapporttypen bouwen we erbij, in je huisstijl, op basis van dezelfde invoer.
Meer over wat er in zo'n rapport hoort: draft survey report en weight certificate in de kennisbank (Engels).
Tekorten en protesten
Of een verschil tussen B/L-gewicht en outturn een protest vraagt, ziet de controleur zelf, als hij het ziet.
Outturn wordt per medium opgeteld (landtank, tank barge, road truck, tanker) en naast het B/L-gewicht gezet. Bij meer dan 0,5% tekort markeert FOSS dat een protest nodig is, en de brief wordt uit dezelfde gegevens opgesteld.
Waarom dat telt: een gemist protest, een dag overliggeld en een vertraagde betaling kunnen samen oplopen tot tienduizenden euro's op één lading. Uitleg en een gratis rekenhulp: protestbrief (letter of protest) en de Outturn check.
De klant
De opdrachtgever belt, appt of mailt om te horen hoe ver het staat, en iemand mailt de rapporten rond.
De opdrachtgever vult de nominatie zelf in FOSS in en volgt voortgang, tijdlijn en documenten in een eigen klantportaal. Hij krijgt automatisch een e-mail bij de start, als de tijden bekend zijn, als de rapporten klaar zijn en bij het einde. Dat neemt een groot deel van het appen en mailen met de klant weg, ook bij een klein team.
Kantoor
Wie welke opdracht doet, gaat via telefoon, app of mail. Het overzicht zit in mappen en in iemands hoofd.
Kantoor wijst per nominatie een controleur toe en kan herverdelen; dat wordt vastgelegd. Alle lopende nominaties staan in één overzicht, ook op een scherm aan de muur. Iedereen werkt op dezelfde manier.
Voor een klein team
Voor de onafhankelijke surveyor met 1 tot 15 mensen, vaste controleurs én zzp'ers.
Excel werkt bij een klein team vaak lang prima. Als je zelf de meeste opdrachten uitvoert, één persoon de Excel bijhoudt, de opdrachtgevers zelden om live inzicht vragen en je een paar nominaties per maand doet, dan levert een systeem je weinig op.
Het verandert als het bedrijf groeit zonder dat de werkwijze meegroeit:
- Meer handen, meer overtypen. Vaste controleurs en zzp'ers leveren hun waarden aan via Excel, WhatsApp of e-mail. Op kantoor typt iemand het over in een ander tabblad, in Word en in de pdf.
- Minder appen en mailen met de klant. De klant volgt de voortgang zelf in het klantportaal en krijgt automatisch een e-mail bij de start, als de tijden bekend zijn, als de rapporten klaar zijn en bij het einde.
- Ingebouwde rekenmethoden. De rekenmethoden zijn ingebouwd, volgens de gangbare standaarden in de sector.
- Wie wijzigde wat. Bij een claim, een audit of een vraag van een opdrachtgever kun je laten zien wie wat wanneer wijzigde aan een nominatie, met de oude en de nieuwe waarde.
- Rapporten in je eigen huisstijl. Je richt je eigen huisstijl in: logo en kleuren op elk rapport, zonder dat iemand het in Word opnieuw opbouwt.
- Toegang per rol. Klanten, controleurs en kantoor zien alleen wat bij hun rol hoort, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
- Geen IT-afdeling nodig. Wij richten het in en helpen je bij de start met je schepen, klanten en huisstijl. Er is niets te installeren.
- Voorspelbare kosten. Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Een goede vuistregel: zodra meerdere mensen dezelfde Excel gebruiken of je kantoor meer tijd kwijt is aan rapporten en klantcontact dan aan controleren, loont een demo van 30 minuten.
Plan een demoVoor grote teams
Voor internationale inspectiebedrijven met meerdere vestigingen.
Ook bij grote inspectiebedrijven draait veel op Excel, Word en e-mail. Alles wat voor een klein team geldt, geldt daar ook: minder overtypen, minder appen en mailen met de klant, de rekenmethoden volgens de gangbare standaarden in de sector, vastgelegd wie wat wijzigde en rapporten in je huisstijl. Daar komt de schaal bij: elke vestiging heeft zijn eigen bestand, zijn eigen werkwijze en zijn eigen rapportopmaak, en dezelfde lading wordt op drie manieren vastgelegd.
FOSS zet daar één standaard neer:
- Eén werkwijze en één set rekenmethoden in elke vestiging.
- Dezelfde rapporten in je huisstijl, zodat een opdrachtgever overal dezelfde documenten krijgt.
- Klantportaal in het Nederlands en het Engels, met automatische e-mails aan je opdrachtgevers.
- Vastgelegd wie wat wijzigde, per nominatie, plus toewijzingen, statuswissels en rapporten.
- Toewijzen en herverdelen van controleurs per nominatie.
- Een pilot per vestiging of afdeling, zodat je eerst ziet hoe het in de praktijk werkt voordat je breder uitrolt. Bij een organisatie van deze omvang beginnen we daarom met een pilotgesprek in plaats van een standaarddemo.
Wanneer Excel gewoon prima is
We zeggen het eerlijk: niet elk inspectiebedrijf heeft FOSS nodig.
Blijf bij Excel als:
- je een paar nominaties per maand doet en die zelf uitvoert;
- er maar één persoon met de Excel werkt;
- je klanten niet om live inzicht vragen.
FOSS past als:
- meerdere controleurs hun waarden via Excel, app en mail aanleveren en iemand ze overtypt;
- er per week schepen binnenkomen met meerdere units per schip;
- je kantoor meer tijd kwijt is aan rapporten opbouwen en status doorgeven dan aan controleren;
- je fouten liever vóór verzending vindt dan wanneer de opdrachtgever belt;
- je wilt kunnen laten zien wie wat heeft gewijzigd, omdat een auditor of opdrachtgever dat vraagt;
- meerdere vestigingen op dezelfde manier moeten werken.
“We rekenden op een softwaretraject van een à twee jaar. Binnen een paar maanden stond er een werkend systeem. We werkten voorheen alleen met Excel; nu gaat het administratieve werk per unit van acht uur naar twee. Met vijf tot tien units per schip tikt dat snel aan. En voor ons net zo belangrijk: onze data is goed beschermd en alles is juridisch goed geregeld.”
Overstappen: wat gaat mee
Jouw schepen, klanten en huisstijl.
We helpen je bij de start met het inrichten ervan.
De rekenmethoden.
De rekenmethoden zijn ingebouwd, volgens de gangbare standaarden in de sector. Als je wilt, leggen we de uitkomsten naast die van je eigen Excel.
Jouw werkwijze.
FOSS is mee ontwikkeld door de sectorspecialist in ons eigen team, met 25 jaar in de haven, waarvan 20 jaar als ladingcontroleur, die het werk aan boord uit eigen ervaring kent en verder bouwt aan FOSS.
Jouw data.
Vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Toegang per rol: klant, controleur, kantoor.
Verder lezen en gratis rekenen
Veelgestelde vragen
Rekent FOSS zoals onze Excel?
De rekenmethoden zijn ingebouwd, volgens de gangbare standaarden in de sector. Zit er verschil tussen je Excel en FOSS, dan is dat een reden om na te gaan welke van de twee de gangbare standaard volgt. Als je wilt, leggen we de uitkomsten naast elkaar.
Werkt FOSS aan boord zonder internet?
Ja. Invoeren aan boord werkt ook zonder bereik; alles synchroniseert zodra er weer bereik is.
Voor welke ladingen is FOSS geschikt?
Voor agri-bulk: plantaardige olie en droge agribulk, inclusief draft survey en weegschaal. Geen minerale olie of chemie. Werk je met andere grondstoffen? Dan kunnen we die voor je inbouwen in het platform.
Is FOSS ook iets voor een klein bedrijf met een paar controleurs en zzp'ers?
Ja, als Excel je begint te hinderen: waarden die via WhatsApp en mail binnenkomen en overgetypt worden, klanten die bellen en mailen voor de status, of vragen van opdrachtgevers over wie wat heeft gewijzigd. Je hebt er geen IT-afdeling voor nodig. Bij een paar nominaties per maand en één persoon met de Excel is Excel waarschijnlijk prima.
Wat komt er kijken bij overstappen?
We helpen je bij de start met het inrichten van je schepen, klanten en huisstijl. Er is niets te installeren. Hoe lang het duurt, bespreken we in de demo.
Zit er AI in FOSS?
AI-integratie is in ontwikkeling. We beginnen met de basis; daarna volgt AI op het platform. Operium bouwt ook AI-integraties op maat bovenop FOSS, zodat het nog minder tijd kost.
Wat kost FOSS?
Dat hangt af van het aantal controleurs, nominaties en de rapporten die je nodig hebt. Je weet vooraf waar je aan toe bent; in een demo maken we het concreet.
Wat gebeurt er met onze data?
We leggen de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst. Klanten, controleurs en kantoor zien alleen wat bij hun rol hoort.
Zie je eigen nominatie in FOSS
In een demo van dertig minuten lopen we één nominatie door, van aanmaken tot rapport. Werk je met meerdere vestigingen? Dan bespreken we een pilot.
